Laden Sie einen Benutzer ein und wählen Sie dessen Rolle aus

Nutzen Sie diesen Artikel, wenn ein neues Teammitglied Zugriff auf das Backoffice benötigt. Sie senden eine Einladung, der Eingeladene nimmt diese über einen per E-Mail versendeten Link an, und sein Benutzerkonto wird mit der von Ihnen ausgewählten Rolle freigeschaltet.

Formular zur Einladung von Benutzern mit Rollenauswahl — Geben Sie die Daten des Kollegen ein und wählen Sie nur die Rolle aus, die für dessen Arbeit erforderlich ist.

Bevor Sie beginnen

Sie benötigen Zugriff auf das Backoffice mit der Berechtigung zur Benutzerverwaltung.
Halten Sie den Namen und die E-Mail-Adresse des Eingeladenen bereit. Eine E-Mail-Adresse, die bereits einem Benutzer in Ihrem Konto zugeordnet ist, kann nicht erneut eingeladen werden.
Legen Sie fest, welche Rolle die betreffende Person benötigt. Gewähren Sie den Mitarbeitern den geringstmöglichen Zugriff, der dennoch ihre tägliche Arbeit abdeckt.

Wählen Sie die Rolle aus

Das Einladungsformular listet die Backoffice-Rollen des Kontos auf:

Rolle	Geeignet für
Eigentümer	Kontoadministratoren, die Einstellungen, Zahlungskonfigurationen, Benutzer und Rollen verwalten.
Mitarbeiter	Mitarbeiter, die für den täglichen Betrieb zuständig sind, wie z. B. Vorgänge, Kunden, Teilnehmer und Events.

Bei Konten, bei denen Rollen und Berechtigungen in der Gruppe Verwaltung angezeigt werden, werden im Einladungsformular stattdessen die Rollennamen Ihres eigenen Kontos angezeigt. Jede dieser Rollen definiert Berechtigungen pro Bereich mit den Aktionen Anzeigen, Erstellen, Bearbeiten und Archivieren; wird „Erstellen“ oder „Bearbeiten“ aktiviert, wird für diesen Bereich automatisch auch „Anzeigen“ aktiviert.

Mitarbeiter in unterstützenden Funktionen, wie beispielsweise Reiseleiter oder Ausbilder, erhalten den Zugang über den Workflow für Ressourcen anstelle dieses Formulars. Siehe Workflow für Ressourcenbenutzer.

Berechtigungen für Teilnehmer, Ressourcen und Verzichtserklärungen

Verwenden Sie diese Berechtigungen, wenn eine benutzerdefinierte Rolle mit Teilnehmerdaten oder der Ressourcenplanung arbeitet:

Bereich	Aktion	Was dies ermöglicht
Teilnehmende	Bearbeiten	Ändern Sie die Teilnehmerdaten, einschließlich der erfassten Personalisierungsdaten und der Unterschriften unter den Verzichtserklärungen.
Benötigte Ressourcen	Erstellen	Fügen Sie einem Event oder einer Eventvorlage eine Ressourcenanforderung hinzu.
Benötigte Ressourcen	Bearbeiten	Ändern Sie eine bestehende Anforderung im aktuellen Konto nur dann, wenn diese zu einem Event oder einer Eventvorlage gehört, das oder die über den zugewiesenen Ressourcenzugriff der Person verfügbar ist.
Benötigte Ressourcen	Archivieren	Löschen oder archivieren Sie eine Anforderung im aktuellen Konto nur dann, wenn diese zu einem Event oder einer Eventvorlage gehört, das oder die über den zugewiesenen Ressourcenzugriff der Person verfügbar ist.
Disponierung	Bearbeiten	Eine Anfrage für eine Ressource vom Backoffice aus annehmen, ablehnen oder stornieren.
Verzichtserklärungen	Erstellen	Erstellen Sie eine Verzichtserklärung.
Verzichtserklärungen	Bearbeiten	Eine Verzichtserklärung ändern.
Verzichtserklärungen	Archivieren	Eine Verzichtserklärung archivieren oder wiederherstellen.

Mitarbeiter des Ressourcenbereichs können Teilnehmerdaten und Anfragen nur für Veranstaltungen und Ressourcen ändern, die in ihren zugewiesenen Zugriffsrechten enthalten sind. Ein Empfänger kann eine Anfrage weiterhin über den sicheren Link in der Anfrage-E-Mail annehmen oder ablehnen; über diesen Link ist eine Stornierung nicht möglich.

Eine benutzerdefinierte Rolle erstellen

Verwenden Sie eine benutzerdefinierte Rolle, wenn die Rolle Eigentümer zu umfangreiche Zugriffsrechte gewährt und die Rolle Mitarbeiter nicht den Aufgaben der betreffenden Person entspricht.

Öffnen Sie Verwaltung > Rollen und Berechtigungen.
Wählen Sie Neue Rolle erstellen.
Geben Sie unter Name einen eindeutigen Namen ein, z. B. „Finanzanzeige“ oder „Veranstaltungsabwicklung“.
Wählen Sie die Rollenfunktion aus, die die Tätigkeit am besten beschreibt.
Aktivieren Sie unter jedem Bereich nur die erforderlichen Berechtigungen für Anzeigen, Erstellen, Bearbeiten und Archivieren.
Speichern Sie die Rolle, kehren Sie anschließend zu Verwaltung > Nutzer zurück und wählen Sie sie bei der Einladung aus.

Testen Sie die Rolle zunächst mit einem Konto ohne Administratorrechte, bevor Sie sie flächendeckend zuweisen. Ein Benutzer, der in einem Bereich Elemente anlegen oder bearbeiten kann, benötigt dort auch Lesezugriff.

Schritte

Öffnen Sie im Backoffice Verwaltung > Nutzer.
Wählen Sie Einladen.
Geben Sie im Formular Einladung erstellen unter Name und E-Mail die Daten des Eingeladenen ein.
Wählen Sie die Rolle aus.
Wählen Sie Einladung senden.

KORONA Event sendet dem Eingeladenen den Einladungslink umgehend per E-Mail zu. Die Einladung erscheint in der Benutzerliste, bis sie angenommen wird; sobald der Eingeladene sie annimmt, wird der Eintrag zu einem normalen Benutzer.

Was der Eingeladene sieht

Die E-Mail-Adresse für die Einladung ist auf der Bestätigungsseite fest vorgegeben, sodass der Zugriff stets der von Ihnen eingeladenen Person zugewiesen wird. Der nächste Schritt hängt davon ab, ob für diese E-Mail-Adresse bereits ein KORONA Event-Konto besteht:

Status des Eingeladenen	Einladung annehmen
Für die E-Mail-Adresse existiert noch kein KORONA Event-Konto	Der Eingeladene gibt seinen Namen ein, legt ein neues Passwort fest und bestätigt es; anschließend wählt er „Konto erstellen und Einladung annehmen“ aus.
Für diese E-Mail-Adresse existiert bereits ein KORONA Event-Konto	Der Eingeladene gibt das aktuelle Passwort für dieses Konto ein und wählt anschließend „Anmelden und Einladung annehmen“ aus. Das bestehende Passwort und das Profil bleiben unverändert.

Falls für das bestehende Konto eine Zwei-Faktor-Authentifizierung verwendet wird, fordert KORONA Event nach der Überprüfung des Passworts die Eingabe des Authentifizierungscodes an.

Ein Eingeladener, der sich nicht mehr an das bestehende Passwort erinnern kann, kann die Option „Passwort vergessen?“ auswählen. Die E-Mail zur Passwortzurücksetzung bewahrt die Einladung auf; nach der Festlegung eines neuen Passworts kehrt der Eingeladene zur Einladung zurück und wird automatisch Ihrem Konto hinzugefügt. Sollte die Einladung ablaufen oder von einem Administrator gelöscht werden, bevor die Zurücksetzung abgeschlossen ist, wird das neue Passwort dennoch gespeichert, und KORONA Event weist den Eingeladenen an, eine neue Einladung anzufordern.

Falls bereits ein anderes Konto angemeldet ist, zeigt die Seite beide E-Mail-Adressen an und bietet Abmelden und fortfahren an. Dadurch wird verhindert, dass die Einladung vom falschen Konto angenommen wird.

Eine Einladung erneut versenden oder ersetzen

Öffnen Sie Verwaltung > Nutzer und wählen Sie die ausstehende Einladung aus der Liste aus.
Überprüfen Sie den Status: Einladung ausstehend oder Einladung ist abgelaufen.
Bei einer ausstehenden Einladung wählen Sie bitte Einladungslink erneut senden, um den Link erneut per E-Mail zu versenden. Sie können auch den auf dieser Seite angezeigten Einladungslink kopieren und ihn direkt an den Eingeladenen weiterleiten.
Wählen Sie bei einer abgelaufenen Einladung die Option Löschen aus und versenden Sie anschließend über Einladen eine neue Einladung.

Eine Rolle später ändern

Rufen Sie den Benutzer unter Verwaltung > Nutzer auf. Verwenden Sie die Rollensteuerung neben der aktuellen Rolle des Benutzers, um eine andere Rolle auszuwählen. Auf derselben Seite finden Sie außerdem die Option Link zum Zurücksetzen senden, falls der Benutzer gesperrt ist, sowie die Option Löschen, um den Benutzer aus Ihrem Konto zu entfernen.

Eine benutzerdefinierte Rolle archivieren

Archivieren Sie eine Rolle, wenn Ihre Mitarbeiter diese nicht mehr für den Zugriff neuer Benutzer auswählen sollen. Die Rolle Eigentümer kann nicht archiviert werden.

Öffnen Sie Verwaltung > Rollen und Berechtigungen.
Öffnen Sie das Aktionsmenü und wählen Sie Massenbearbeitung aus.
Wählen Sie die Rolle(n) aus, die Sie archivieren möchten.
Wählen Sie in der Sammelbearbeitungsleiste die Option Archivieren aus.
Bestätigen Sie mit Archivieren.

Die archivierten Rollen verschwinden aus der Liste der aktiven Rollen.

Erwartetes Ergebnis

Der Eingeladene erhält eine Einladungs-E-Mail, akzeptiert den Link und erscheint unter Verwaltung > Nutzer als aktiver Benutzer mit der ausgewählten Rolle. Bis dahin wird in der Benutzerliste die ausstehende Einladung angezeigt.

Fehlerbehebung

Problem	Was Sie überprüfen sollten
Der Eingeladene hat die E-Mail nicht erhalten	Die E-Mail-Adresse auf der Einladung, der Spam-Ordner des Eingeladenen; senden Sie den Link erneut oder kopieren Sie den Einladungslink.
Die Einladung kann nicht erstellt werden	Ob in Ihrem Konto bereits ein Benutzer mit dieser E-Mail-Adresse vorhanden ist.
Der Link funktioniert nicht mehr	Das Datum unter Einladung läuft ab am; löschen Sie die abgelaufene Einladung und erstellen Sie eine neue.
Das Passwort eines bestehenden Benutzers wird abgelehnt	Vergewissern Sie sich, dass der Benutzer sein aktuelles KORONA Event-Passwort eingegeben hat und nicht ein neues Passwort. Nutzen Sie gegebenenfalls die Option „Passwort vergessen?“.
Der neue Benutzer kann eine Seite, die er benötigt, nicht aufrufen	Die Rolle des Benutzers; bei Konten mit Rollen und Berechtigungen überprüfen Sie bitte die Berechtigungen der jeweiligen Rolle für die einzelnen Bereiche.